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一、本文所指的文件是指:
1、以协会名义向协会内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免及向协会以外的单位、团体等发出的正式文件等;
2、以协会下设各分支机构名义发出的文件。
二、公文种类及编号
1、协会内部使用的公文种类主要包括:
(1)决定:适用于对重要事项或重大行动作出的安排;任免和聘用管理人员;
(2)通知:适用与协会转发上级政府部门公文;发布规章制度;传达要求各机构执行的事项;
(3)通报:适用与表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况;
(4)报告;适用于下级部门向上级部门汇报工作、反应情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等;
(5)请示:适用于下级部门向上级部门请求批示、批准;
(6)批复:适用于上级部门答复下级部门请示事项;
(7)函:适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复问题;
(8)会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项;
(9)决议:适用于公司会议议定的重要事项;
(10)制度、管理办法:适用于协会明确和规范各项具体工作。
2、文件编号
(1)对协会有重大影响的决议(定)、制度、办法、通知等文,由综合办以协会红头文统一编号下发,具体文件编号:ΧΧΧΧ[年份]序号。
(2)协会一般性的文件下发,以文件类别划分,如:人事、通知、通报、决定等,全部由综合办统一编文号,如ΧΧΧΧ(通知)[年份]序号、ΧΧΧΧ(通报)[年份]序号。
(3)简易(单)的通知、要求等文,无需编号,可以直接下发。
三、文件的签署与盖章
1、各分支机构均无对外发文权限,对外发文只能以协会名义;
2、以协会红头发布的文件应由会长或秘书长进行签署;收文部门必须签字,以便存档;
3、以协会名义发布的文件应盖协会公章;以分支结构名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖协会公章,应经会长同意。
4、协会综合办负责对以协会名义发布的文件进行编号及管理。
四、文件的发放与归档和销毁
1、未经相应权限负责人审核同意的文件,一律不准发放;所有发放文件,应存档保留;
2、以协会名义发放文件有综合办登记和归档,各分支机构发文由发文机构指定人员进行登记和归档,归档部门应存有所发文件的电子版本和该有印章的纸质版。
3、没有归档和存查价值的公文,经过协会会长批准,可以定期销毁。
五、执行日期 本制度自协会正式成立之日起执行
XXX行业协会筹备组
20XX年XX月XX日